Luego de que iniciara la pandemia del covid-19, de meses con dificultades para celebrar eventos con más de cincuenta personas, surge la inquietud de qué podrían hacer las copropiedades para realizar la asamblea general ordinaria o extraordinaria. Por disposición legal o por querer salvaguardar la integridad de los asistentes se plantean las asambleas virtuales que permiten reunirse de manera remota.
Uno de los requisitos para realizar asambleas virtuales no presenciales, es que los propietarios o sus apoderados puedan tomar decisiones por comunicación simultánea, esto quiere decir que todos los participantes de la asamblea virtual deben tener acceso en tiempo real a la comunicación, es decir, escuchar o ver de forma simultánea lo que dice o propone uno u otro participante, así como deliberar al mismo tiempo cada una de las decisiones sometidas a votación.
🚀¿Qué factores se deben tener en cuenta?
Con los diferentes decretos mencionados previamente, se evidencia que la ley autoriza la realización de asambleas virtuales, no obstante, se debe tener en cuenta lo siguiente:
- La convocatoria debe ser enviada con 15 días calendarios previos a la realización de la asamblea y en ella se deberá indicar el medio tecnológico y la forma en la que se accederá a la reunión.
- Las disposiciones legales sobre convocatoria, quórum y mayorías serán iguales a las de las asambleas presenciales, por tanto, se debe garantizar que los resultados obtenidos en las votaciones sean de acuerdo al coeficiente de cada propiedad.
- El representante legal deberá dejar constancia en el acta sobre el quórum que estuvo durante toda la reunión.
- Se deberá realizar la verificación de identidad de los participantes a la asamblea virtual, con el fin de garantizar que en efecto sean propietarios o apoderados.
- Preferiblemente contrate plataformas de asambleas virtuales con experiencia y que todo se realice en una sola pantalla, para evitar inconvenientes en el momento de votar, o realizar el registro
🎯¿Cuáles son los mínimos no negociables al realizar asambleas virtuales?
Existen dos formas para realizar una asamblea virtual, la primera consiste en que la administración con ayuda del consejo de administración se encarguen de todo el proceso.
Esto es ideal para propiedades pequeñas donde con pocas personas se valida la identidad de los asistentes y los documentos de soporte, quienes a través de una videollamada pueden desarrollar la asamblea simultanea y las votaciones las pueden realizar con un conteo manual de votos y con ayuda de una hoja de calculo se multiplica por el coeficiente en una hoja de cálculo.
En el caso de asambleas donde se superan las 50 personas, se considera pertinente la contratación de un tercero que se encargue de todo el proceso, si opta por la contratación de una empresa para la realización de la asamblea virtual, se debe tener en cuenta los siguientes factores:
💁♂️Acompañamiento logístico
Es clave que se garantice el acompañamiento del personal técnico antes, durante y después de la asamblea virtual.
La persona que gestione la plataforma a su vez debe dar respuesta a las inquietudes que puedan surgir en cuanto al funcionamiento del software.
Esta persona (sea una o varias) se considera indispensable para que la asamblea se desarrolle eficazmente.
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💻Videoconferencia simultanea
Como lo menciona el artículo 42 de la ley 675 se debe asegurar que «sus representantes o delegados puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea» por tanto, las videoconferencias pueden ser consideradas como el medio más eficiente para que los propietarios puedan participar y votar de manera simultánea y en tiempo real.
📑Entrega y validación de poderes
Los poderes deberán ser enviados con anterioridad para verificar la identidad tanto del propietario como del apoderado, en el caso de que un apoderado represente varias propiedades se debe realizar la suma de coeficientes para que en un solo usuario quede el coeficiente total de las propiedades que representa.
🙋Control de asistencia
Este punto puede ser considerado el más importante y relevante durante toda la reunión, dado que se debe asegurar que la persona que se conecte a la asamblea virtual sea propietario o apoderado.
Por tanto, es de vital importancia que la plataforma tenga varias capas de seguridad y valide que efectivamente la identidad de quienes se quieran unir a la reunión.
El proceso de registro se divide en dos procesos importantes, la pre inscripción (antes de la asamblea) y el registro (durante la asamblea).
- Preinscripción: enviar correos masivos con la convocatoria a la asamblea virtual, allí se debe explicar claramente como se realizará el registro en la plataforma, la documentación requerida, el envío de poderes y como se verificará la identidad de los asistentes.
- Registro de los asistentes: validar la identidad del asistente y garantizar el ingreso efectivo a la plataforma de votaciones y a la videoconferencia.
📊Medición de quórum en tiempo real
Realizar la medición continuamente para llevar el registro del quórum en el transcurso de la reunión.
Es pertinente que haya una gráfica donde las personas puedan visualizar el quórum actual y a su vez, que al finalizar de la asamblea se entregue un documento con el progreso por cada votación realizada.
💡Votaciones por coeficiente en asambleas virtuales
En el artículo 37 de la ley 75 especifica que “el voto de cada propietario equivaldrá al porcentaje del coeficiente de copropiedad del respectivo bien privado…” por tanto, las votaciones deben ser calculadas sobre los coeficientes, de esta manera se debe garantizar que las votaciones se realicen sobre este valor porcentual y no por las unidades que tiene la propiedad.
⏳Moderación
Durante la reunión es ideal que haya una persona encargada de moderar la reunión y la participación de cada persona, este mismo moderador puede llevar el control del tiempo por intervención. Cabe aclarar que el moderador será quien siga las instrucciones dadas por el presidente de la asamblea, no quien tenga el control de la asamblea, esto es muy importante ya que en las asambleas virtuales la comunicación entre presidente y moderador se realiza de manera abierta a toda la asamblea.
📽Grabación de la asamblea
Dado que es necesario evidenciar que la asamblea virtual se desarrolló siguiendo todos los parámetros establecidos por la ley, se considera de gran importancia realizar la grabación de la asamblea, además, será un soporte para evitar que sea impugnada por personas que quizá no asistieron a la reunión.
📈Reportes de asistencia y votaciones
Es indispensable la entrega de estos reportes, donde se detalle las personas que asistieron y el resultado final de las votaciones, estos serán necesarios para adjuntar como soporte en el acta de la asamblea.
🎯Recomendaciones para tener asambleas virtuales exitosas
Para garantizar que la reunión sea exitosa invitamos a tener en cuenta las siguientes recomendaciones, que para muchos puede pasar desapercibido, pero para otros puede hacer la diferencia entre una asamblea sea eficiente y una ineficiente.
- Promover la asistencia de delegados con poder.
- Entregar cifras y estados financieros previamente.
- Asambleas cortas y dinámicas.
- Tener pruebas de la reunión.
Esperamos que este artículo sea de utilidad y que haya aclarado algunas dudas. No olvides escribirnos en los comentarios si hay algo que no tuvimos en cuenta o que olvidamos y que definitivamente es clave para el desarrollo de las asambleas virtuales no presencial.
