❓¿Qué es? ¿Quién debe firmar?¿Quién la publica?
Cuando hablamos del acta de asamblea, el tema se centra en la etapa posterior a la realización de la asamblea, son varias responsabilidades que debe asumir el administrador con el fin de garantizar la correcta divulgación de las decisiones que se tomaron.
Hoy responderemos algunas preguntas frecuentes relacionadas con el acta de asamblea y la comisión verificadora.
🚀¿Qué es el acta de asamblea?
Las propiedades horizontales están obligadas a llevar un acta, este documento permite dejar constancia de los asuntos y decisiones tomadas, su elaboración y aprobación está sujeta a ciertos requisitos establecidos en la ley, sin estos no tendría ninguna efectividad.
Se recomienda identificar plenamente a quienes intervienen en la asamblea, por sus nombres completos incluyendo la unidad de la cual son propietarios. Así mismo, se debe incluir brevemente, los hechos de mayor trascendencia que suceden en el transcurso de la reunión, así como las decisiones tomadas en cada caso.
✍¿Quién debe firmar el acta de asamblea?
Las personas encargadas de firmar y suscribir el acta, son quienes durante la asamblea actuaron como presidente y secretario, la Ley 675 establece que ellos son los únicos facultados para realizar esta tarea. Si el acta no está firmada, se considerará sin validez alguna.
➡️¿Qué hace entonces la comisión verificadora del acta?
La comisión verificadora se encargará de revisar que el contenido concuerde con lo sucedido durante la asamblea. Si está en desacuerdo con cualquier punto, a la comisión verificadora, no les corresponde corregir directamente sino solicitar que el administrador lo haga si es el caso, o dejar constancia al respecto.
Cuando la Asamblea decida tener una comisión verificadora del acta, las personas encargadas deberán hacer la revisión en el término que establezca el reglamento, o dentro de los veinte (20) días hábiles posteriores a la respectiva reunión.
En caso de que la comisión verificadora no realice la revisión durante el plazo establecido, el secretario omitirá su existencia y puede realizar la publicación del acta de la asamblea.
⌚¿Quién hace su publicación?
Según lo previsto por la Ley 675 del 2001, el administrador debe llevar a cabo la publicación del acta en un lapso no superior a veinte días hábiles los cuales son contados a partir de la fecha de la reunión.
Debe poner a disposición de los propietarios copia completa del texto del acta en la sede de la administración e informar a cada propietario y dejar constancia sobre la fecha y hora de la publicación.
Si el administrador no realiza la publicación del acta, cada propietario tiene la opción de ir a la alcaldía correspondiente para que le ordene a la administración entregarla, su pena de incurrir en una sanción policiva.
«Todo propietario
Artículo 47, Parágrafo – Ley 675 de 2001
a quien se le niegue la entrega de copia de acta, podrá acudir en reclamación ante el Alcalde Municipal o Distrital o su delegado, quien a su vez ordenará la entrega de la copia solicitada so pena de sanción de carácter policivo.»
📝Contenidos principales del acta
En la elaboración de las actas deberán registrar las decisiones tomadas en la asamblea, se hará constar en actas aprobadas por ella, o por las personas designadas para ello.
Es importante identificar las actas con un número y en orden cronológico, este documento debe contener por lo menos los siguientes puntos:
- Indicar si es asamblea ordinaria o extraordinaria.
- Forma de convocatoria.
- El orden del día.
- El nombre y calidad de los asistentes (copropietario, representante o apoderado), su unidad privada y su respectivo coeficiente.
- Los votos emitidos en cada caso o decisión sometida a votación.
Vale la pena aclarar que una vez que la asamblea realice los nombramientos, los elegidos podrán ejercer sus funciones. No es necesario esperar la publicación del acta, ya que este documento solamente constituye una prueba de lo sucedido en la reunión.
