Es claro que si estás leyendo este artículo es porque quieres aprender a optimizar el tiempo, o tal vez haces parte de un conjunto nuevo y es su primera convocatoria para asamblea ordinaria de copropietarios.
Sin importar el caso, se debe tener presente que para preparar la convocatoria para asamblea y el orden del día, es necesario identificar y ordenar todos aquellos puntos que sean relevantes y adecuados para tratar en el contexto de la asamblea.
Dicho así parece fácil, si bien requiere una cierta dosis de planeación y tiempo para hacer un simulacro mental de la reunión y ponerse en el contexto de los temas a tratar en la asamblea. Si no sabes que es una asamblea de copropietarios te invitamos a leer nuestro post ¿Qué es una asamblea de copropietarios en propiedad horizontal?
👉 Convocatoria para asamblea ordinaria | Elementos
Lo primero que necesitas saber es que quién realiza la convocatoria para asamblea, sea ordinaria o extraordinaria debe ser el administrador o representante legal y deberá tener en cuenta los siguientes aspectos para que la convocatoria sea efectiva y cumpla con los parámetros establecidos.
- Fecha de la citación.
- Tipo de reunión (ordinaria, extraordinaria, en primera o segunda convocatoria, etc.)
- Fecha y hora exactas de la reunión, usando preferiblemente el formato de hora “24 Horas” (hora militar), para evitar equivocaciones o malas interpretaciones.
- Lugar donde será la reunión.
- Orden del día propuesto.
- Mencionar que a partir de la fecha de la convocatoria estarán los estados financieros disponibles, para la revisión y verificación por parte de los copropietarios.
- Instrucciones para el otorgamiento de poder, en caso de imposibilidad de asistencia.
- Relación de documentos anexos, que son generalmente: estado de resultados, relación de cartera, deudores, proyecto de presupuesto con sus anexos.
- La asamblea debe llevarse a cabo en el lugar que está establecido en el reglamento de la copropiedad, siempre debe estar ubicado en la ciudad de domicilio donde se encuentra el conjunto.
- Enviar la convocatoria a los propietarios, para esto tendrás mínimo 15 días hábiles antes de la fecha de realización de la asamblea, no se contarán el día en que se envió la convocatoria ni el día de su ejecución.
Recuerda que esta convocatoria para asamblea se debe enviar de manera individual a cada propietario a la última dirección registrada por el mismo, también podrás hacerlo por correo electrónico, pero solamente si la persona autoriza que se puede enviar por este medio;
La convocatoria para asamblea que normalmente se publica en la cartelera del conjunto o condominio no tiene validez por lo que no podrá hacer parte de los métodos para efectuar la convocatoria, pero se puede usar a modo de recordatorio.
📝 Orden del día para una asamblea de copropietarios
Ahora que ya sabes cómo vas a enviar la convocatoria debes organizar el orden del día, para ello, te daré como base el siguiente orden del día, pero recuerda que pueden agregar los puntos que consideren convenientes para presentar en la asamblea:
- Llamado a lista y verificación del quórum.
- Nombramiento del presidente y secretario de la asamblea.
- Lectura del acta anterior.
- Informe del administrador, consejo de administración y revisor fiscal.
- Presentación y aprobación de los estados financieros del último ejercicio.
- Presentación y aprobación del presupuesto para la nueva vigencia.
- Elección consejo de administración.
- Elección revisor fiscal.
- Proposiciones y varios.
Es necesario tener un reglamento adecuado para mantener el control en la asamblea, este puede variar dependiendo del reglamento de copropiedad de cada conjunto.
Básicamente en este reglamento se definirá cuantas intervenciones se harán, con cuanto tiempo se dispone por cada intervención, hasta que hora se podrá realizar el registro para entrar a la reunión; en fin, este reglamento se desarrolla con el fin de facilitar el avance de la asamblea y que de esta manera sea más efectiva.
